Як отримати пенсію, якщо трудова книжка втрачена чи зіпсована

Втратити трудову книжку або виявити, що вона зіпсована – ситуація неприємна, але аж ніяк не безвихідна. У 2025 році в Україні діють сучасні правові механізми, які дозволяють підтвердити страховий стаж і реалізувати своє право на пенсію навіть без цього документа. У цій статті розглянемо найпоширеніші причини відмови у призначенні пенсії та алгоритм їхнього оскарження. А тим, хто не хоче занурюватися у всі юридичні нюанси самостійно, юристи компанії «Флагман» готові надати комплексний супровід: від підтвердження іноземного чи українського стажу до підготовки документів у Пенсійний фонд України.

Чому трудова книжка вже не є вирішальною

Згідно із Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», головним підтвердженням стажу у 2025 році є дані Державного реєстру застрахованих осіб. Роботодавці зобов’язані подавати відомості про сплату єдиного соціального внеску до Пенсійного фонду в електронному вигляді, і саме ці дані мають пріоритет під час призначення пенсії. Тому навіть за відсутності трудової книжки громадянин може підтвердити свій стаж і подати заяву на пенсію без істотних перешкод.

Важливо розуміти, що трудова книжка сьогодні виконує швидше допоміжну, ніж основну функцію. Вона може прискорити процес перевірки, але вже не є єдиним джерелом інформації. Разом з тим, якщо частина стажу (особливо до 2000 року) не була оцифрована або дані не передані до реєстру, трудова книжка чи інші паперові документи залишаються важливим підтвердженням. Це можуть бути архівні довідки, накази про прийняття та звільнення, платіжні відомості чи інші документи, що мають юридичну силу. Таким чином, відсутність трудової книжки не позбавляє людину права на пенсію, але може потребувати додаткових дій для підтвердження стажу.

Що робити у разі втрати чи пошкодження трудової книжки

Перший і найважливіший крок – з’ясувати, чи збереглася інформація про ваш трудовий стаж у Державному реєстрі застрахованих осіб. Адже саме ці дані є головним підтвердженням стажу у 2025 році. Зробити це можна кількома способами: через портал електронних послуг Пенсійного фонду, мобільний застосунок «ПФУ» або ж особисто звернувшись до найближчого сервісного центру ПФУ та отримавши офіційну довідку. Якщо ж з’ясується, що частина періодів роботи відсутня у реєстрі (що найчастіше трапляється з роботою до 2000 року чи у ліквідованих підприємствах), не варто панікувати. Закон дозволяє підтвердити такий стаж іншими доказами – архівними довідками, довідками про періоди роботи, довідками про періоди навчання або навіть військовими документами.. Таким чином, навіть за відсутності оригінальної книжки ви не втрачаєте права на підтвердження стажу й призначення пенсії.

Причини відмови у призначенні пенсії та як їх оскаржити

Попри наявність сучасних електронних механізмів, трапляються випадки, коли Пенсійний фонд відмовляє у призначенні пенсії. Найчастіше це відбувається через проблеми з підтвердженням стажу чи правильністю документів.

Основні причини відмови:

• Непідтверджений страховий стаж. Це найпоширеніша підстава. Наприклад, якщо у Державному реєстрі відсутні дані про сплату ЄСВ або зараховано недостатню кількість років для виходу на пенсію.
• Прогалини у даних. Часто це стосується роботи у 90-х роках чи на підприємствах, які ліквідовані без передачі архівів. У такому випадку відсутні документи, які підтверджують окремі періоди трудової діяльності.
• Неточності або суперечності у документах. Це можуть бути виправлення у трудовій книжці, розбіжності між наказами та записами у трудовій, різні написання прізвища чи дат. Такі розбіжності у документах досить часто стають підставою для відмови. Навіть якщо Пенсійний фонд відмовив у призначенні пенсії, це ще не крапка у справі. Така відмова не означає, що ви назавжди втратили право на виплати. Закон дає кожному реальні інструменти захисту, і ними варто користуватися.

Як можна оскаржити рішення ПФУ:

Адміністративний шлях. Перш за все потрібно підготувати письмову скаргу до вищого органу Пенсійного фонду. У ній слід викласти обставини, додати копії документів, які підтверджують стаж, та вимагати перегляду рішення. Це дає можливість вирішити питання без суду.

Судовий шлях. Якщо адміністративна скарга не дала результату, громадянин має право звернутися до адміністративного суду. Судова практика свідчить, що за правильно підготовлених доказів заявники нерідко виграють справи. Стаж може бути зарахований навіть без повного пакета записів у трудовій книжці, якщо існують інші докази факту роботи.

У 2025 році склалася позитивна тенденція: суди дедалі частіше стають на бік заявників, визнаючи, що відсутність трудової книжки чи окремих записів не може автоматично позбавляти людину права на пенсію. Вирішальне значення мають саме докази, а не формальні недоліки у документах. Досвід показує: якщо грамотно підготувати пакет документів і скористатися підтримкою юриста, шанси на позитивне рішення суттєво зростають. Професійний фахівець допоможе зібрати необхідні докази, скласти скаргу чи позов і супроводить процес у суді від початку й до кінця. Дійте одразу після отримання відмови: проконсультуйтеся, зберіть усі документи та подайте скаргу або позов. Користуйтеся допомогою юриста. Кваліфікований фахівець допоможе уникнути процесуальних помилок, правильно підготувати докази та збільшить шанси на позитивний результат як у ПФУ, так і в суді.

Висновок

У 2025 році втрата чи пошкодження трудової книжки не є підставою для відмови у призначенні пенсії. Електронний реєстр, можливість використання альтернативних документів і чіткі механізми оскарження рішень ПФУ гарантують громадянам право на соціальний захист. А якщо ситуація виглядає складною, юристи компанії «Флагман» готові допомогти: від збору доказів і підготовки звернень до Пенсійного фонду – до представництва ваших інтересів у суді.